Gastos da empresa: saiba a importância de gerenciar
Gerenciar os gastos da empresa é uma ação fundamental para garantir o seu bom funcionamento, seja qual for o tamanho. Apesar de muitos empreendedores estarem focados nas performances de receita, é preciso saber que os resultados só podem ser mensurados diante dos gastos realizados. Por isso, entender que a otimização desses gastos é a fórmula ideal para a maximização dos lucros da empresa. Então, é por meio da eficiência alcançada na gestão financeira e administrativa que a sua organização vai alcançar os resultados projetados. Para alcançar esse sucesso, preparamos este conteúdo para que você saiba identificar, da forma mais correta, os gastos e a classificação deles para administrar bem a sua empresa. Classificação dos gastos da empresa Todo gasto deve ser entendido como uma saída de recurso financeiro, que pode ser classificado como custos, gastos não operacionais, despesas e os próprios investimentos. Assim, quando olhamos apenas as nomenclaturas, parece que tudo é a mesma coisa, mas entender as diferenças entre eles é crucial para o bom funcionamento da sua empresa. Custos Em linhas gerais, os custos são todos os valores que a empresa precisa despender do seu caixa para não só produzir, como comercializar o seu produto ou serviço. Portanto, gerar custos é essencial para que a empresa possa entregar os resultados prometidos ao seu cliente. Então, o custo é entendido como um capital que deve ser acrescentado aos diversos setores da empresa e são indispensáveis para o seu funcionamento. Na prática, os custos podem ser entendidos como: mão de obra contratada, aquisição de matéria-prima, manutenção e conservação, depreciação do maquinário, entre outros. Com todos esses dados em mãos, os gestores precisam ainda classificá-los entre os custos de produção e de processos da empresa. Sabe como? Quando a empresa adquire matéria-prima, isso é um gasto, mas quando é utilizada para a produção, passa a ser contabilizada como um custo de produção. Gastos não operacionais Os gastos que são não operacionais são aqueles que não estavam inicialmente previstos no orçamento, mas que precisam ser assumidos para a continuação das atividades. Por exemplo, quando é preciso fazer a substituição de uma máquina, por alguma quebra ou defeito, que irá causar a paralisação parcial ou total das atividades. Mas, é preciso estar atento, pois os gastos que não estão previstos devem ser considerados quando são essenciais, senão devem ser pensados para o próximo orçamento. Despesas As despesas são aqueles valores utilizados para manter o funcionamento da empresa, que não estão diretamente ligados à produção. Esses gastos classificados como despesas influenciam diretamente na receita, justamente porque são relacionados à administração e ao funcionamento da empresa. Alguns exemplos de despesa são: gastos no setor administrativo, nos recursos humanos, ações de marketing, gastos com telefone, aluguel, entre outros. Essa classificação de gastos também deve ser distribuída entre as despesas fixas, que são aquelas previstas no orçamento. Já as variáveis, são aquelas ligadas à produção ou os serviços prestados, que variam a cada mês. Investimentos Todo investimento está diretamente ligado à previsão de retorno futuro, principalmente relacionado ao aumento dos ganhos. Então, os investimentos são valores que se destinam a realizar melhorias, sejam nos processos, na imagem da empresa ou até mesmo que visam obter lucros futuros. Por exemplo, aquisição de maquinário para aumentar a produtividade, cursos de capacitação, campanhas de marketing para aquisição de novos clientes. Portanto, é importante entender que mesmo que esse investimento seja alto no momento presente, ele representará em ganhos crescentes. Quanto é importante identificar os gastos? Identificar e também classificar todos os gastos da empresa é essencial para que o gestor possa fazer uma análise dos custos de forma completa. Assim, essa será uma importante ferramenta para garantir uma tomada de decisão mais assertiva, trazendo mais precisão na alocação de recursos. Com esse conhecimento amplo, é possível fazer ajustes, cortes e reduções de gastos para otimizar setores dentro da empresa. Então, para evitar as dificuldades financeiras, é preciso ter um rigoroso controle de gastos, que permita a análise contábil dos resultados da empresa. E lembre-se, a rigidez do controle está na verificação diária de todos os gastos, na classificação e na análise desse conjunto de dados. Como controlar os gastos da empresa? Para que a gestão da empresa seja eficiente, é importante ter controle e visibilidade dos gastos da empresa. Por isso, confira algumas dicas: Controle de gastos no cartão corporativo Essa é uma ferramenta essencial para garantir que todos os gastos possam ser monitorados em tempo real. Por exemplo, na empresa Conta Simples existe um painel para sua empresa que mostra todo o fluxo de caixa. Essa possibilidade oferece recursos que podem otimizar o tempo do gestor, além de permitir um maior controle dos valores gastos e de como eles foram realizados. Então, o monitoramento de todos os cartões, físicos e virtuais, da empresa e a utilização dos saldos é uma forma de entender onde podem ser cortados gastos. Para isso, a melhor opção é abrir uma conta PJ, que permite esse suporte avançado e digital, para otimizar os processos e reduzir a burocracia. Invista em gestão financeira e contábil Uma gestão financeira e contábil, em resumo, é o controle eficiente dos gastos da empresa. A escrituração contábil dos balanços e balancetes da empresa também são uma forma de amparo legal sobre as atividades da empresa. Por isso, é imprescindível que os gestores tenham máxima atenção nesse processo e analisem criteriosamente as movimentações financeiras da empresa. Elimine as dívidas O aumento excessivo de gastos pode superar as receitas da empresa e, com isso, levar a geração de dívidas. Por isso, é necessário analisar com cuidado todas as fontes de gastos em relação às receitas e identificar possibilidades de cortes e reduções. Isso gera a possibilidade de regularizar o fluxo de caixa e eliminar todas as dívidas que possam ter sido contraídas. Separe das empresas pessoais e empresariais Um erro muito comum, principalmente para as pequenas empresas, é não separar os gastos de pessoa física e pessoa jurídica. Com isso, facilmente é possível perder o controle tanto dos gastos quanto
Coronavírus: como seu RH precisa se adaptar à nova realidade
Autor: Eduardo Lobo, QR Point Quem diria que, em pleno século XXI, um vírus com sintomas similares aos da gripe causaria tanto quiproquó? Se 2020 nos ensinou algo de muito valor é que a menor coisinha, no lugar mais longe possível, pode acabar nos afetando. E no caso, essa “coisinha” foi o coronavírus. A saída para situações como essa não é enlouquecer com a falta de controle; pelo contrário: é criar processos que possam se adaptar à nova realidade sempre que isso se fizer necessário. No caso do coronavírus, é interessante dar uma atenção especial aos processos de RH. Afinal, em 2020 muita gente começou a trabalhar de home office pela primeira vez na vida; teve a jornada de trabalho diretamente influenciada por fatores externos; passou a receber metade do salário pelo governo; precisou assinar pedido de demissão voluntária frente à possibilidade de fechamento de uma empresa. Outros pontos das relações de trabalho também foram diretamente impactados pelo coronavírus, o que deixa ainda mais urgente a necessidade de adaptação dos recursos humanos àquilo que a sociedade anda chamando de “novo normal”. Mas, afinal, que novo normal é esse? Em primeiro lugar, é preciso entender que muitas empresas podem ter que mudar radicalmente sua forma de prestar serviços sem mudar, necessariamente, como a entrega desses serviços é feita. Por exemplo: pode ser que uma sorveteria não possa mais ter todas as mesas ocupadas, naquele salão enorme e alugado no centro da cidade. Isso, contudo, não impede que ela continue a produzir e distribuir seus sorvetes, através de aplicativos ou personalização de entregas ou experiências. Profissionais autônomos com pequenas produções antes da pandemia não devem ver muita mudança na estrutura de trabalho ou de RH, mesmo porque, no caso dos microempreendedores individuais, a equipe é reduzida a apenas uma pessoa com carteira assinada. Já as médias e grandes empresas vão precisar encontrar não apenas uma nova forma de realizar suas tarefas diárias como, também, vão precisar garantir a segurança e integridade física de todos os seus colaboradores que mantiverem o regime presencial. Fábricas, hospitais e outros modelos de negócio que não podem liberar a equipe para trabalhar de casa, portanto, vão assumir uma enorme responsabilidade daqui pra frente. O principal objetivo é manter a saúde dos funcionários e evitar a contaminação pela COVID-19 a qualquer custo. Esse é o tal do novo normal: por um lado, novas formas de trabalhar; por outro, adaptação completa da estrutura atual para que ninguém fique doente durante o serviço. Caso contrário, isso passa a ser mais um item de preocupação para o setor de RH. Veja outras diretrizes de adaptação de RH à nova realidade: Medidas empresariais válidas durante a quarentena de 2020 Se sua empresa nunca trabalhou com equipes remotas, essa pode ser a grande novidade do ano na sua estrutura: o home office foi aplicado em diversas frentes de trabalho para aumentar a segurança dos colaboradores e diminuir as curvas de contágio mundo afora. As vantagens desse regime são: diminuição das despesas; garantir a produção, mesmo que fora da sede; testar um novo modelo de trabalho. Se der certo, ele pode se tornar uma constante quando a pandemia passar. Além disso, as empresas também estão autorizadas a adotar algumas medidas durante a quarentena, como antecipação ou adiamento de férias, concessão de férias coletivas, aplicação de banco de horas, antecipação de feriados e adiamento do recolhimento do FGTS. Embora as medidas sejam válidas a todo o Brasil, não se esqueça de que, cedo ou tarde, elas perderão valor. Por isso, seja transparente com a equipe ao avisar que as mudanças são ocasionais, e não permanentes. Férias Empresa e colaborador podem chegar a um consenso quanto ao período de férias – antecipar ou adiar, até março de 2021, por exemplo –, já que muita gente está lidando com questões complexas e podem aproveitar o tempo para se dedicar a outros propósitos. Colaboradores que têm filhos em idade escolar, por exemplo, podem querer alinhar as férias com o período dos filhos fora de atividade ou pedir a remarcação, já que os passeios desse ano foram adiados. Jornada do profissional de saúde Profissionais da área da saúde estão sob muita demanda e, por isso, as regras de trabalho para eles durante a crise do coronavírus são diferenciadas. Nesse caso, o profissional pode ser convocado a retornar às atividades antes do fim de suas férias ou licenças não-remuneradas, desde que esse comunicado seja apresentado com até 48h de antecedência. Se um hospital, consultório, clínica, academia ou centro de fisioterapia fechar as portas ocasionalmente, não é preciso comunicar as férias coletivas aos sindicatos associados. Redução de jornada de trabalho e salário A realidade atual obriga uma série de empresas a enxugar a folha de pagamento, seja por demissões ou diminuição da carga horária de trabalho. Como a situação é atípica, sem precedentes, ambas as decisões podem ser tomadas, avaliadas e resolvidas em tempo recorde. Nesse caso, o RH precisa se atentar aos seguintes pontos: o salário do colaborador pode ser reduzido por até 90 dias, desde que sua jornada de trabalho acompanhe tal redução. Essa mudança deve ser comunicada com antecedência mínima de dois dias; cabe às partes definir se a redução será de 25%, 50% ou 75%. É preciso, também, alinhar junto aos colaboradores quem tem a possibilidade de receber o restante do salário pelo governo; suspensões temporárias de contrato de trabalho podem ser feitas por até 60 dias. Essa é a única situação em que o sindicato da categoria deve ser formalmente avisado em até dois dias úteis do afastamento do colaborador. Todas essas alternativas levam em consideração a compensação futura pela perda atual. Ou seja, é preciso manter o colaborador na casa por pelo menos dois meses após o fim da pandemia, exceto no caso de demissão por justa causa. Contágio no local de trabalho Caso o colaborador contraia o coronavírus do tipo COVID-19 no local de trabalho ou em ambientes externos, mas realizando atividades de trabalho, ele deve receber licença médica remunerada. Além disso, sua estabilidade na empresa
Energia: Por que focar no que importa é crucial para empresas
Autor: Bruno Bannach Energia do empreendedor é tudo. Tempo apenas não é o ativo mais importante, mas sim tempo em que tem energia. Tempo em que está disposto e produtivo para tocar o seu negócio. É muito comum entre nós empreendedores terminarmos um dia (ou até uma semana) com a sensação de ter trabalhado muito, mas se sentindo mal porque o negócio não saiu do lugar. Muitas vezes, se tentamos lembrar o que fizemos na semana, nem conseguimos. É o famoso “passei a semana toda apagando fogo”. Porém, será que esse foi o melhor investimento da sua energia? Apagando fogo: de onde vem e como faz parar? Entramos muitas vezes nessa rotina de resolver mil coisas pequenas em nossas empresas, mas a gente nem sabe como. É natural o crescimento de uma empresa depender diretamente do trabalho dos fundadores. Afinal, quando começaram a empresa quem tinha que trocar a lâmpada ou até ir ao banco negociar taxas eram eles, porque estavam sozinhos. Gradualmente, a empresa vai crescendo, você aumenta o número de atividades, até que chega no ponto de contratar outras pessoas para ajudar a executar as mesmas tarefas. O ciclo de crescimento e gestão da empresa se resume muito aos pontos abaixo: Fundação: fundadores fazem tudo. Crescimento inicial: fundadores fazem ainda mais porque agora têm clientes, fornecedores e mais complexidade no seu dia a dia. Crescimento real: fundadores contratam mais pessoas para ajudá-los nas mesmas tarefas que eles estavam desempenhando. O comum das empresas brasileiras (mesmo as que já faturam milhões por mês) é replicar o passo 3 infinitamente, sem adicionar novos processos de gestão. A consequência disso é crescer o volume de atividades executadas, porém com baixa eficiência. É isso que gera a sensação de “fiz tanto mas não fiz nada”, que é apenas um sintoma de um problema maior que é dividido em dois: Saber para onde sua empresa está realmente indo. Como eu, como administrador do negócio, consigo usar a minha energia (tempo produtivo) para garantir que todos estão indo para a melhor direção. Ambos têm a mesma solução: adicionar processos de gestão para focar no que importa. Encontrando seu norte: para onde quero ir? É muito importante saber para onde está remando antes de entrar no barco, caso contrário você pode ficar girando no mesmo lugar. Cada empreendedor criou a empresa com um objetivo particular, mas é fácil no meio da guerra acabar esquecendo ou deixando para pensar nisso “depois”. A empresa pode ter milhares de objetivos, pode ser desde “quero ganhar dinheiro” até “quero ter a melhor academia da minha cidade”. Independente de qual seja, é importante que você (e seu time) tenha total clareza de qual ele é. Ele é a sua bússola, sempre te guiando para onde você gostaria de seguir. Por mais simples que pareça, parar e pensar nos motivos que te levaram a criar a empresa e o que ela significa para você hoje é algo muito valioso para sua empresa e para o bom uso da sua energia. Quando você não sabe para onde está indo, é muito parecido como correr em uma esteira infinita. Você cansa, treina, mas você sai exatamente onde parou (porém cansado). Energia útil: como aplicar a minha energia da melhor forma? A sua energia é o que você tem de mais precioso, por isso é importante que você apenas gaste quando for te dar resultado. Aqui podemos até aplicar para a sua conta de luz, por que pagar mais pela mesma energia? Felizmente, temos a Clarke para nos ajudar nesse ponto. Mas e quando eu falo da minha própria energia, como eu faço? Há alguns passos simples que você pode testar na sua empresa para organizá-la da melhor forma: 1. Mapear de todas as atividades da empresa É algo bem simples, mas pode ser trabalhoso. Então, sem preguiça! É para o bem da sua empresa. Caso você tenha mais de 15 funcionários, o ideal é que seus gerentes, ou pessoas que estão a mais tempo na empresa, te ajudem. O que você precisa fazer é detalhar todas as atividades que você e seus funcionários estão fazendo. Por exemplo: Atividade #1: Contagem de estoque da loja Frequência: Mensal Setor: Financeiro Responsável: João da Luz 2. Designar pessoas responsáveis por cada atividade Como a expressão diz “cachorro com muitos donos morre de fome” (e sem também). Então, é muito importante que apenas uma pessoa seja a responsável por aquela atividade. Se mais de uma pessoa for executá-la, ainda assim é importante que uma seja a responsável para que ela aconteça. Nesse caso é usual que seja o gerente. Isso é importante para que caso o que era para ser feito foi bem feito a pessoa receba elogios (ou bônus) pelo trabalho bem executado ou que ela seja totalmente responsabilizada pela não execução. 3. Criar processos (regras) para garantir que as pessoas vão fazer o que elas deveriam fazer Processos são importantes para você garantir que todos terão o mesmo entendimento e saberão como executar o que você quer. Aqui é muito importante que você os escreva. O empreendedor tem uma tarefa que é complicada, mas parece simples: saber comunicar ao seu time o que precisa ser feito e porquê. Muitos podem dizer “mas é só ir no banco e pegar o boleto”, porém o que é óbvio para você pode não ser óbvio para o seu time. Então, escreva. Faça uma lista com passos de como cada tarefa deveria ser executada. 4. Criar indicadores e metas para o seu acompanhamento A criação dos indicadores é apenas possível se você fez os passos anteriores bem. Caso contrário, não consegue mensurar o que está acontecendo na sua empresa. Por que é importante mensurar? É aqui que está o seu ganho de tempo real. No lugar de acompanhar (ou fazer) cada atividade, agora você pode: Garantir que sua empresa está caminhando para o seu norte. Corrigir rápido os problemas expostos pelos indicadores. Assim, você consegue finalmente utilizar a sua energia no que importa. Os números permitem que você
